もしもあなたが、

  • 専用のメール共有システム(ソフト)の”違い”を引っかかる
  • 仏のメールソフトで、他のメンバーというメールを共有する方法を探している
  • メール対応のトラブルを解消狙う、尚更効率化したい
  • 無料で使えるメール共有システムを探している

どれか1つでも当たるなら、この記事がお役に立てるはずです。

徐々にメール共有システム(ソフト)に関して、「導入メリット」や「主要3サービスの比較」などをお伝えしていきます。

 

メール共有システム(ソフト)は?

メール共有システム(ソフト)は、顧客からの問い合せメールなどを複数のメンバーで共有・総括することで、メール対応の抜け漏れ・二重対応などを防ぐツールです。

グループメール、問い合わせ管理システムなどと呼ばれることもあります。

メール対応でこんな悩みありませんか?

ウェブストアでは、お客様から問い合わせのメールがたくさん届きますよね。
別に月曜日など、休日明けには「大量のメールに回答して一年中が終わってしまった…」という経験がある方も多いのではないでしょうか?

そんなメール対応業務ですが、単に一つのミスでクレームになったり、お客様が離脱してしまったり、という大きなトラブルにもなります。
よくあるミスは、問い合わせメールの「二重対応」「返信漏れ」「誤送信」などがあります。
また、こうしたミスがなかったとしても、係にメールを転送、口頭で説明、社内チャットで共有、など問い合わせ対応に関するコミュニケーションコストが莫大に発生しています。

「何故、こんな単純なミスが起きるのか…」
「本当は、ひときわ営業活動に時間を使いたいのに…」

こう想う社主やオーナーの方もいると思いますが、ではなぜ問い合わせのメール対応業務でミスが発生したり、生産性が低のでしょうか?

メール対応でミスが起きる原因は?

その原因は、個人用のメールソフトにあります。
多くのウェブストアでは、今だにOutlook、Thunderbird、Becky、Gmailなどを問い合わせ対応業務に使っています。

問い合わせメールが届いたら、メールを転送し、BCCで共有し、返信し終わったらメールを別のフォルダへ移行する。
これらの処理をメンバー全員がする

また、GmailなどのWebメールであれば一つのアカウントを複数人で共有するので、BCCに入れてメールを共有講じる必要はなくなりますが、誰がどの問い合わせメールを対応をしているのかは思い付かないままです。

このように一つの問い合わせメールを処理すると言っても、複数のメンバーが携わるといった対応状況が思い付か為、メールの二重対応や対応漏れなどが起きてしまうのです。

メール共有システムで問い合わせを一元管理

そこで、ウェブストアなど問い合わせメールを複数のメンバーで対応する場合使われるのが、メール共有システム(ソフト)です。

メール共有システムを使えば、誰がどのメールに対応をしているのかがリアルタイムに共有されます。
ひいては、システムがミスを防止したり、対応の質やスピードを吊り上げるためのサポートを通してくれたり、って問い合わせのメールをより効果的に対応できるようになっています。

最近ではウェブストアだけでなく、旅館、士業、ITクラウドサービス、企業向けの営業チームなど、あらゆる業種で使われている。

仮にあなたが、未だに個人用のメールソフトとしているなら、直ちにメール共有システムの導入を検討してください。
直ちに悩みが解決され、生産性がアップするでしょう。

 

メール共有システムを導入した方がいい理由 

では、メール共有システム(ソフト)を使うという、具体的にどんな効果やメリットがあるのでしょうか?
「返信漏れ」の解消「二重対応」の解消「メール対応の生産性」のアップの3つの効果がありますので、順番に説明行なう。

①もう一度見逃さない!メールの対応漏れをなくす機能

一つ目は、「メールの対応漏れ」が解消されることです。

メール共有システム(ソフト)では、誰がどのメールに対応してどんな状況なのかを共有するだけでなく、ステータス(未対応、対応済み、保留など)を管理するからです。
なので、どの問い合わせが未対応なのか対応済みなのか、が一目瞭然なので、対応が染み渡ることがありません。

実際に、導入したウェブストアに話を聞くと、それまで週に数件発生していた対応漏れによるクレームが、直ちにゼロ件になった、と言います。
(クレームになっていないだけで、対応漏れによる返信遅れはもう発生していたと言います。)

 

②やっちまった・・・メールの二重対応を回避する機能

次は、「メールの二重対応」が解消されることです。

というのも、他のメンバーが返信しようとしているメールを返信しようとするとアラートを吐出したり、そもそも返信ボタンが押せなくなったり、と二重対応を防止する機能が備わっているからです。

 

③仕事を効率化するためのその他の頑張れる機能

そして三つ目は、「メール対応の効率化、生産性アップ」です。

問い合わせ対応業務やカスタマーサポートでは、どんなに効率化をするかを求められていますよね。
メール共有システム(ソフト)を使えば、メール作成スピードのアップから、社内コミュニケーションの効率化各メンバーごとの生産性のビジュアライズによるマネジメントなど、効率化・生産性アップをサポートしていただける。

具体的には、「全員で共有もらえるテンプレート機能」「コメント機能」「対応処理スピードの計測」「承認機能」など様々な機能が効率化を促進していただける。

なので、メールの対応漏れや二重対応を無くすのは当たり前で、どんなに効率化・生産性を上げてくれるのか?という視点でツールを選ぶといった良いでしょう。

 

メール共有ソフトの人気3社を徹底比較

 

さて、ここまでメール共有システム(ソフト)は何か、そしてどんな効果・メリットがあるのか、に対して解説してきました。

ここでは、実際にどのメール共有システム(ソフト)が良いのか?というのを徹底比較ていきます。

参考にするときのポイントとしては、どれが良い悪いではなく、どれが自社の目的に合っているか?という視点で選ぶとよいでしょう。

なぜなら、各システムもメールを共有・管理するという基本機能はあり、その上で特徴があるからです。

 

②メールワイズの特徴

次は「メールワイズ」です。
メールワイズは、グループウェアで有名なサイボウズ株式会社が開発している。

一番の特徴は、1人500円/月~1500円/月で使える手頃な価格です。
他のメール共有システムに比べると、機能的に足りない面もありますが、「とにかく他のメンバーってメールを共有できれば良し」という方にはカワイイ価格です。

また、容量も1人あたり5GBとあるので、メールの件数を気にせずに保存できます。

最後に、サイボウズ社の製品なのでkintoneとしている場合、連携するためCRMとして扱うこともできる点も魅力的です。

メールワイズ公式HP ⇒ https://mailwise.cybozu.com/

 

③ メールディーラーの特徴

三つ目は「メールディーラー」です。
メールディーラーは、株式会社ラクスが開発する老舗のメール共有システムです。

一番の特徴は何と言っても、15年かけて3,000社以上に導入されていらっしゃる実績です。
何よりも実績が大切だ、という方にとっては非常に真実味があるでしょう。

また他にも、通販・ECの受注・在庫管理システムとの連携も豊富なので、それらのシステムとしている企業にとってはエレガントでしょう。

ただ、一方で、メールの保存件数や受信箱数によって追加課金がかかるので、気づいたら高い金額になってしまった、について気をつけましょう。

メールディーラー公式HP ⇒ https://www.maildealer.jp/

 

メール共有システムの導入で社内を効率化・生産性のアップを

主要3社であれば、基本的なメール共有・管理の機能はあります。
その上で、各社選ばれている理由がありますので、自社の評価基準にそって選択頂くのが良いでしょう。

ただ、チャットやソーシャルメディアがコミュニケーションの主流になってきている今、問合せ対応やカスタマーサポートにも時代にあったツールが必要になってきます。